Pengelolaan Komunikasi Internal dan Eksternal
Pekerjaan administrasi dalam perusahaan modern juga sering berkaitan dengan pengelolaan komunikasi internal dan eksternal. Tugas ini meliputi pengaturan jadwal pertemuan, mengirimkan email penting, dan mendokumentasikan percakapan bisnis yang ada. Dalam era digital ini, komunikasi sering dilakukan melalui berbagai platform, mulai dari email hingga aplikasi komunikasi seperti Slack atau Microsoft Teams.
Sebagai staf administrasi, kamu mungkin akan diminta untuk mengatur jadwal rapat atau konferensi video, serta mengelola korespondensi dengan klien dan rekan bisnis. Pekerjaan ini sangat penting untuk menjaga hubungan baik dan memastikan komunikasi berjalan tanpa hambatan.
Berbicara tentang pekerjaan admin, tentu yang terlintas pertama kali adalah tugasnya yang secara umum menangani dan melakukan tata kelola administrasi pada sebuah perusahaan. Meski begitu, tugas staff administrasi bukan hanya terbatas pada urusan dokumen saja.
Dalam menjalankan pekerjaannya, seorang staff admin memiliki tanggung jawab utama terhadap keakuratan data. Tentunya ada beberapa tugas lainnya yang harus dijalankan sebagai salah satu upaya untuk mendukung kegiatan operasional sebuah perusahaan.
Tugas Administrasi Perkantoran
Tak sekadar surat-menyurat, berikut ini adalah beberapa tugas yang diemban oleh karyawan-karyawan bagian administrasi perkantoran.
1. Melakukan input data
Input data merupakan salah satu tugas fundamental seorang admin kantor. Input data ini adalah cara perusahaan untuk mengolah data/informasi yang dikumpulkan—baik dalam bentuk formulir, dokumen, non-dokumen, atau dalam bentuk lainnya, lalu mengolahnya menjadi bentuk dokumen.
2. Mengelola dokumen kantor
Dokumen adalah aset penting bagi perusahaan. Karenanya, perlu seseorang yang bisa dipercaya dan memiliki kemampuan untuk mengelola dokumen perusahaan dengan baik.
3. Menerima panggilan telepon
Admin kantor juga menerima panggilan telepon dari pihak internal perusahaan maupun pihak eksternal perusahaan. Karena alasan inilah, penting bagi seorang admin kantor untuk memiliki skill komunikasi yang baik.
4. Mengarsip dan merekap data yang masuk
Tak hanya input data, tugas administrasi perkantoran juga berkaitan dengan pengarsipan serta perekapan data yang masuk. Dengan proses ini, divisi lain di perusahaan atau stakeholder bisa menggunakan data yang sudah diarsip dan direkap tanpa perlu mengolah data lagi.
5. Menyiapkan perlengkapan serta peralatan kantor
Tidak hanya surat menyurat, admin kantor juga memegang tanggung jawab dalam notulensi penyediaan perlengkapan serta peralatan kantor. Nantinya, notulensi ini bisa dijadikan sebagai bahan laporan yang perlu diketahui pihak atasan serta para stakeholder.
6. Menyiapkan akomodasi perkantoran
Selain lima tugas di atas, admin kantor juga menyiapkan meeting, menyiapkan akomodasi dan tiket perjalanan dinas, serta mengurus peminjaman ruangan.
Contoh agenda yang bisa dibuat oleh admin kantor misalnya seperti agenda meeting dengan klien. Nantinya, admin kantor juga akan menyediakan apa saja yang dibutuhkan untuk mengadakan meeting dengan klien.
Nah, itulah tugas-tugas administrasi perkantoran selain surat-menyurat yang perlu Anda ketahui. Dari penjelasan di atas, jelas bahwa keberadaan admin kantor merupakan hal yang krusial bagi keberlangsungan perusahaan.
Tanpa adanya admin kantor, maka hal-hal seperti pembuatan surat menyurat, pengelolaan dokumen, membuat agenda, serta input data bisa terbengkalai. Lagi-lagi, ini bisa berdampak tidak baik bagi perusahaan.
integrasolusi.com – Jika berbicara tentang admin kantor, mungkin gambaran yang terlintas di pikiran Anda adalah karyawan perusahaan yang bertugas untuk mengurus pembuatan dan pengelolaan surat menyurat. Walaupun pemahaman tersebut benar adanya, tugas administrasi perkantoran ternyata tidak hanya berkaitan dengan surat-menyurat, lho.
Untuk membuka wawasan Anda, mari kita bahas beragam tugas administrasi perkantoran. Selain surat menyurat, masih ada banyak tugas penting yang menjadi tanggung jawab seorang admin kantor. Tanpa keberadaan admin kantor, operasional kantor mungkin akan terhambat.
Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli
Agar bisa lebih memahami tentang administrasi perkantoran, mari kita simak pendapat para ahli di bawah ini:
George Terry menjelaskan bahwa admin kantor adalah pengendalian, perencanaan, dan pengorganisasian pekerjaan dalam suatu kantor dan menjadi penggerak pada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang sudah ditetapkan bisa tercapai dengan baik.
Tugas Administrasi Perkantoran
Pekerjaan administrasi perkantoran mencakup berbagai tugas yang mendukung kelancaran operasional dan manajemen suatu kantor.
Umumnya pekerjaan ini dikerjakan oleh mereka yang menempuh kuliah di jurusan administrasi, baik administrasi secara umum ataupun khusus seperti negera, bisnis, dan lainnya.
Berikut adalah beberapa contoh pekerjaan dalam administrasi perkantoran:
Administrasi Perkantoran Adalah Bagian Penting Dalam Perusahaan
Pada dasarnya, administrasi perkantoran adalah kegiatan yang berkaitan erat dengan sistem administrasi di dalam suatu kantor.
Sistem manajemen dalam ruang lingkup ini menjadi salah satu bagian dari manajemen yang akan memberikan informasi sesuai dengan bidang administrasi yang diperlukan untuk bisa menopang terjadinya suatu kegiatan secara efektif.
Pengelolaan Dokumen
Pengelolaan Surat-Menyurat
Diterapkan oleh Semua Pihak dalam Organisasi
Ruang lingkup adminisitrasi harus diterapkan oleh semua pihak, baik itu dari pimpinan tertinggi hingga pegawai terendah, setiap orang dapat menyelesaikan pekerjaan kantor.
Karena pekerjaan kantor tersebar ke seluruh bagian organisasi, pekerjaan akan dilakukan oleh semua orang di dalam organisasi.
Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok karyawan (misalnya, bagian administrasi), pekerjaan ini akan bisa dimonopoli oleh kelompok karyawan tersebut.
Pekerjaan kantor akan dialihkan dari pejabat tertinggi (tanpa mengubah posisi mereka) ke karyawan dengan peringkat terendah.
Misalnya, supervisor menelepon kantor lain untuk mengumpulkan data atau informasi yang diperlukan, atau harus menerima telepon dari kantor lain.
Mandor pabrik mendata pekerja yang tidak hadir atau lembur tanpa mengurangi tanggungjawab utamanya sebagai mandor.
Selain bersih-bersih kantor, karyawan OB juga biasanya mendapat pekerjaan yang meliputi mengirim surat dan mengisi buku ekspedisi.
Baca juga: Ruang Lingkup Administrasi: Unsur, Tujuan, Prinsip
William Spriegel dan Ernest Daview
William Spriegel dan Ernest Daview menjelaskan bahwa admin kantor adalah suatu pemberian yang tertuju pada seluruh kegiatan operasional, seperti produksi, manufaktur, pengelolaan gudang, transportasi, dan marketing.
Baca juga: Mengenal Jenis-Jenis Surat Resmi dan Cara Menulisnya
